Un Sistem Pentru Afacerea Ta ! De Ce Sa Ai Unul ?

sisteme de afaceri

sistem

Cele mai multe afaceri mici nu au un sistem dupa care functioneaza. Ele sunt conduse de cele mai multe ori cu mana de fier a proprietarului care controleaza in amanunt tot ce se petrece.

Daca esti unul dintre acele persoane te-ai regasit imediat. De la telefoane de vanzari pana la cea mai mica problema a clientului x, nu este straina de tine. Stii cand se termina sapunul din baia de la birou si cat a costat presul din fata magazinului ?

Cand se iveste o problema toata lumea alearga la tine sa caute raspunsuri, sa le dezlegi misterul , sa le dai solutia salvatoare, sa le spui ce au de facut ?

Daca iti moare bateria la telefon si nu poti sa raspunzi angajatii tai intra in panica si incep sa te sune pe telefonul de acasa ? Atunci stii sigur ca ai o problema.

Stii sigur ca nu ai un sistem functional dupa care afacerea ta sa functioneze. Stii ca ai nevoie de o schimbare si de solutii practice pentru asta.

In primul rand ai nevoie de un sistem ca sa scapi de harababura descrisa mai sus.

In al doilea rand ai nevoie de timp sa poti sa te ocupi de lucrurile importante din afacerea ta pe care nimeni altcineva nu le poate face.

Dar ce este un sistem ? In dictionar gasim urmatoarea definitie :

(extras)

SISTEM, sisteme, 3. Metodă de lucru, mod de organizare a unui proces, a unei operații, fel de a lucra; normă, obicei. 4. Model, tip, tipar; marcă (de fabrică).

Desi prima reactie pe care o au cei mai multi cand aud cuvantul “sistem” e  de respingere, pentru ca sugereaza ceva tehnic, ceva prefabricat, metoda precisa,  altul e adevarul.

Pentru cei mai multi antreprenori perceptia pe care o au vis a vis de sisteme e ca sistemele le v-a fura libertatea, le v-a rapi flexibilitatea si capacitatea rapida de actiune.

In schimb iata ce se intampla atunci cand incepi sa intelegi si sa privesti afacerea prin perspectiva unui sistem.

  1. Iti vei da seama ca pentru a imbunatatii oricare aspect al afacerii tale, tot ce trebuie sa faci este sa imbunatatesti sistemul care o controleaza.
  1. Iti vei da seama ca pentru a face fata provocarilor si problemelor care apar in afacerea ta , tot ce trebuie sa faci e sa dezvolti un sistem care sa raspunda cu o solutie.
  1. Si in al treilea rand vei vedea ca pentru a inlocui complexitatea, ambiguitatea si stresul cu situatii controlabile si previzibile tot ce ai nevoie este de… ? Ai ghicit ..un sistem !

Daca te uiti in toate firmele mari descoperi ca au sisteme. Incepand de la replicile portarului pana la protocolul intalnirilor sau semnearea unui contract, totul este procedurat, auditat si monitorizat. Oare de ce ?

Sigur ca nu iti sugerez sa iti transformi afacerea intr-o intreprindere birocratica cu norme si regului nefolositoare si care ingreuneaza munca. Nu la asta ma refer. Ma refer la sisteme care sa iti usureze munca si sa o faca mai controlabila. La sisteme care sa aduca libertate.

Poate ca esti singur in afacerea ta sau ai doar 2-3 angajati si te intrebi ? Pentru cine sa creez sisteme, pentru cine sa scriu proceduri ? Doar stiu ce am de facut. Sa ma mai incarc cu alte hartii ?

Raspunsul meu e urmatorul:

La fel cum iti faci agenda dimineata , adica folosesti un sistem pentru ati organiza timpul, la fel si afacerea ta are nevoie de un sistem pentru a functiona mai bine.

Daca te-am convins de nevoia unui sistem sau cel putin am ridicat o intrebare la care o sa te gandesti, haide sa iti spun pe scurt ce poti face.

Haide sa iti spun un secret:

Tu ai sisteme in afacerea ta, ai diverse procese si sarcini pe care le desfasori. Ceea ce nu ai e inregistrarea lor pe hartie si procesul firesc pe care il urmeaza.

Ele se afla in capul tau si sunt supuse interpretarii tale in functie de experienta ta pe care ai avut-o in lucrul cu ele.

Pentru fiecare problematica majora a afacerii tale ai un sistem, sau un model dupa care actionezi.

Faptul ca sunt doar in capul tau si nu si pe hartie, le face foarte greu de gestionat in sensul imbunatatirii si monitorizarii lor. In plus de asta se poate ca aceleasi situatii sa fie vazute si interpretate cu alti ochi de catre angajatii tai.

Haide mai bine sa iti spun ce poti face :

Dupa cum am spus mai sus un sistem este format din mai multe procese. Procesele din mai multe sarcini. Uite un exemplu mai jos :

sistem afaceri

Primul pas sa creezi un sistem pentru afacerea ta

Asa ca primul pas este sa inventariezi procesele care se desfasoara la tine in firma. Cred ca vei descoperii lucruri interesante. Cei mai multi dupa ce pun totul pe hartie isi dau seama ca sunt elemente vitale care le lipsec. Care exista doar la nivel teoretic dar care nu se intampla in realitate dar asta e o alta discutie.

Haide sa mergem mai departe.

Dupa ce inventariezi sistemele ca sa iti formezi o imagine de ansamblu legat de cum o sa arate primul tau sistem de afaceri scris trecem la pasul numarul doi.

Al doilea pas pentru sistem

Alege unul din sisteme, cel care te provoaca cel mai tare si incepe sa adaugi sa completezi cu procesele care il formeaza si activitatile finale.

Dupa modelual acesta o sa dezvolti si celelalte sisteme pe care le ai sau pe care vrei sa le implementezi in firma ta. Dar acum e mai bine sa te concentrezi doar pe unul.

Al treilea pas pentru sistem

Sunt sigur ca nu te-ai mai gandit de multa vreme la atat de multe detalii legat de lucrurile pe care le faci oricum zi de zi. Cred ca in timp ce reluai in mintea ta tot ceea ce faci ti-au venit in minte niste solutii prin care poti sa aduci imbunatariri. Am dreptate ?

Noteaza ideile tale si gandestete cum le poti implementa in sistem, astfel incat acestea sa fie puse in aplicare.

Atentie ! In momentul in care ajungi la stadiul de activitati acestea pot fi programate si monitorizate, inclusiv delegate catre altcineva. Nu mai raman doar idei teoretice.

Acesta este unul din “secretele” sistemelor. Aduc ideile in practica.

Pasul numarul patru pentru sistem 

Verifica teoretic si apoi in practica impreuna cu colegii, angajatii tai acest sistem imbunatatit. Asigura-te ca nu este o idee nastrujnica si ca poate fi aplicat. De exemplu : Daca ideea ta de imbunatarie este sa trimiti agentii cu autobuzul in loc de masina firmei, verifica in primul rand daca exista linie de autobuz pe acea ruta si la ce ore, cat costa un bilet, cat dureaza, etc. etc. Cred ca ai inteles ce vreau sa spun.

Pasul numarul cinci pentru sistem 

Pentru a imbunatatii sistemul si a-l duce la un nivel de claritate mai mare il poti oferi cuiva care nu are legatura cu activitatea ta si vezi daca se descurca sa il aplice. Presupunand ca are competentele necesare pentru sarcinile respective. Daca raspunsul e da, poti sa pleci linistit in concediu. Sau mai bine dupa ce repeti exercitiul si cu celelalte siteme din afacerae ta. S-ar putea sa incepa sa iti placa.

Acum te rog sa te intinzi in fotoliu si sa te gandesti cum ar arata afacerea ta daca ar funtiona dupa sisteme. Daca toate activitatile ar fi clare, ar putea fi programate din timp, s-ar sti sigur cine se ocupa de ele si mai mult ar putea fi masurate rezultatele si imbunatatite actiunile in functie de acestea.

Daca ti s-a parut folositor acest articol te rog sa il distribui si prietenilor tai pe facebook.

Pentru succesul tau,

Daniel Moga

Ps: Crezi ca este util sa ai sisteme in afacerea si activitatile tale ?  Lasa mai jos un raspuns.

3 comments

  1. Crearea de sisteme este extrem de importanta. Eu folosesc sistemele in afacerile mele online. Astfel, in momentul in care vad ca, un anumit model de afacere functioneaza il preiau si il folosesc pentru o alta nisa de piata, facand doar cateva mici modificari.

    • Ma bucur Cristina ca esti una dintre acele persoane care au descoperit valoarea unui sistem si care beneficiaza in mod activ de “puterea” sistemelor. Sistemele ne ajuta sa ne multimplicam eforturile intr-un mod inteligent. Felicitari pentru capacitatea ta de actiune.

  2. Intr-adevar foarte bine precizat aspectul sistemelor in afaceri. Cu un sistem bine pus la punct, timpul de lucru va fi diminuat, aspectele afacerii la care trebuie lucrat sunt mai clare si totul decurge conform unui plan prestabilit asupra caruia se poate reveni pe “bucati” pentru imbunatatiri.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*